key words: protupožarna, vatrodojavna zaštita, arhiv, javni bilježnik, notari, pismohrana, vatrodojava

Izdvajamo čl.5 d)
"Vatrodojavni uređaji i uređaji za gašenje požara 
Danas je vatrodojavni sustav sasvim uobičajena stvar. Ukoliko postoji u samoj instituciji treba ga provesti i kroz spremište ukoliko to već nije učinjeno. Ako ne postoji, treba ga svakako planirati i postaviti. 
Za gašenje požara treba koristiti ručne uređaje za gašenje s ugljičnim dioksidom ili halonom. Uređaji za gašenje punjeni prahom mogu se koristiti kada je građa pohranjena u zatvorenim kutijama. 
Arhivsko se gradivo čuva u optimalnim uvjetima. Optimalni uvjeti čuvanja znače isključivanje svih štetnih utjecaja, pravilno rukovanje gradivom, zaštitu tijekom korištenja u čitaonici, prijevoza izvan arhiva i izložaba, zaštitu izvornog arhivskog gradiva kopiranjem na druge medije, konzerviranje i restauriranje već oštećenog arhivskog gradiva, te posebno, poduzimanje preventivnih mjera za slučaj prirodnih katastrofa i ratova." 
 

Ponuda!  
Profesionalni vatrodojavni sustav za pismohranu/arhiv! 
Pošaljite upit!
prodaja@sigurnosni-sustavi.hr

Tekst u cijelosti:


Općenito za zgrade i spremišta s arhivskim gradivom vrijede slijedeća pravila:
1. Arhivska zgrada kao temeljni preduvjet za postizanje optimalnih uvjeta čuvanja, treba osiguravati: - čuvanje arhivskoga gradiva u potpunoj sigurnosti, - dostupnost arhivskog gradiva kako korisnicima, tako i djelatnicima.
2. Arhivske zgrade ne smiju biti: - na poplavnim područjima i klizištima, - u blizini industrijskih zona, prometnih čvorišta i cesta opterećenih prometom, - u blizini objekata koji mogu biti uzrokom požara ili eksplozija, te - u blizini strateških objekta.
3. Arhivska spremišta trebaju biti: - odvojena od drugih prostorija i međusobno, vatrootpornim zidovima i vratima, - propisno udaljena od plinskih, vodovodnih i kanalizacijskih instalacija, te glavnih električnih vodova i vodova centralnog grijanja, - opremljena odgovarajućim električnim instalacijama sa glavnom sklopkom koja omogućava iskapčanje struje izvan spremišta, - zaštićena od groma, vlage, topline, UV-zračenja i ostalih štetnih utjecaja, te - imati odgovarajuću statiku. 

Za spremište treba odabrati suhe i zračne prostorije, odvojene od drugih dijelova zgrade vatrootpornim vratima. Poželjno je da kroz prostor odabran za spremište prolazi što manje instalacija poput vodovoda, kanalizacije i sl. Ukoliko se to ne može izbjeći, potrebno je police u spremištu razmjestiti tako da cijevi ne prolaze iznad njih. Ispod instalacija treba postaviti zaštitu u obliku metalnih tava koje će zadržati vodu i odvesti je izvan spremišta ukoliko dođe do pucanja instalacija. Sve instalacije i uređaji moraju se redovito održavati i kotrolirati u zakonom propisanim rokovima. Nakon što je prostor odabran valja ga urediti i opremiti kako bi arhivsko gradivo koje će se u njemu čuvati bilo dobro zaštićeno. 

1. Mikroklima u spremištima
Optimalna mikroklima razlikuje se za različite vrste arhivskoga gradiva.
Optimalni mikroklimatski uvjeti su za:
-arhivsko gradivo na papiru i pergameni: 55-65% RV, temperatura 13-18o C;
- c/b fotodokumente: 30-40% RV, temperatura manja od 18o C;
- fotodokumente u boji: 30-40% RV, temperatura manja od 2o C;
- zvučne dokumente: 40% RV, temperatura 18o C;
- gradivo na magnetnim medijima: 30-40% RV, temperatura 15 ± 3 o C;
- optičke diskove: 40% RV, temperatura manja od 20o C;
- mikrofilmove na podlogama od celuloznog acetata: 30-40% RV, temperatura 10 -15 o C;
- mikrofilmove na poliesterskim podlogama: 30-40% RV, temperatura 18 ± 2 o C;
- izvorno mikrofilmsko, filmsko i fotografsko gradivo: 30 % RV, temepratura 5 o C
- kopije mikrofilmskog, filmskog i fotografskog gradiva: 30-40% RV, temperatura 10 - 15 o C;
- filmove s pokretnim slikama na podlogama od acetatne celuloze i poliestera: primjenjuju se iste vrijednosti kao za c/b i fotodokumente u boji;
- filmove s pokretnim slikama na podlogama od nitroceluloze treba čuvati u specijaliziranim spremištima sa 5-25% RV.

Jake oscilacije relativne vlage i temperature u spremištima nisu poželjne, pa zato treba paziti na otvaranje vrata i prozora, posebice u dane kada su velike razlike u temeperaturi i vlazi unutar i izvan spremišta. 

2. Podovi i zidovi
Zidovi spremišta trebaju biti obojeni svjetlim bojama, najbolje bijelom, kako bi se na vrijeme zamijetili problemi s vlagom ili statikom same zgrade. Boje kojima se boje zidovi moraju biti vatrootporne i ne smiju lako otpadati sa zidova. Podovi mogu biti od različitih materijala. Ukoliko se radi o drvenim podovima ili parketu, valja ih zaštiti lakom kako bi se lakše održavali. Betonske podove treba zaštititi zaštitnim premazima kako bi se spriječilo trušenje i stvaranje prašine. Zaštitni premazi ne smiju biti lako zapaljivi i dobro je da imaju antistatička svojstva kako ne bi privlačili prašinu. Na podovima ne smije biti nikakovih prostirki. Nepoželjni su i pragovi koji mogu biti smetnja ukoliko nastane potreba za brzim evakuiranjem građe.

3. Vrata i prozori
U svrhu zaštite od svjetla poželjno je da spremišta imaju što manje prozora. Ako na prozorima nema kapaka, roleta i sl. treba ih zaštiti folijama s UV-filterima. One će isključiti ne samo UV-zračenje, već i smanjiti toplinsko zračenje koje dolazi izvana pod uvjetom da su prozori zatvoreni. Vrata spremišta osim što trebaju biti vatrootporna, trebaju biti široka najmanje 0,90 m. Trebaju se otvarati samo iznutra, a izvana samo s ključem. Poželjno je da se automatski zatvaraju kod izlaska za slučaj da ih se zaboravi zaključati. 

4. Umjetna rasvjeta
U spremišta se mogu postaviti i obične i žarulje i neonske cijevi. Sa stajališta zaštite obične su žarulje bolje zato što emitiraju manje UV-zraka. Rasvjetna tijela valja rasporediti između polica i duž hodnika dobivenih raspoređivanjem polica u nizove. Umjetna, električna rasvjeta u spremištima ne smije biti odviše jaka. Između svaka dva reda polica treba staviti po jednu žarulju od 50-60 W, a u hodnike između polica po jednu žarulju na svakih 4-5 m. Fluorescentna rasvjetna tijela koja emitiraju više UV-zraka od običnih žarulja treba omotati folijama s UV-filterima. Rasvjetna tijela moraju biti zaštićena odgovarajućim kućištem. Jačina umjetne rasvjete u arhivskim spremištima i čitaonicama u kojima se koristi arhivsko gradivo treba biti između 200 i 300 luxa. Arhivsko gradivo za vrijeme izložbe smije biti izloženo rasvjeti max. jačine 50-70 luxa tijekom 8 sati dnevno u razdoblju 60-90 dana. 

5. Oprema spremišta
Arhivska spremišta trebaju biti opremljena tako da osiguravaju:
- optimalne uvjete čuvanja arhivskoga gradiva,
- zaštitu od nepovoljnih vanjskih utjecaja,
- klimatizaciju (kao poseban uređaj) ili mogućnost valjanog provjetravanja, te
- kontrolirani dovod zraka.

Oprema arhivskih spremišta sastoji se od:
- uređaja za kontolu mikroklime - termohigrometri,
- uređaja za održavanje mikroklime - klima uređaji, odvlaživači i ovlaživači,
- rasvjetnih tijela, - uređaja za filtriranje zraka,
- senzora za vlagu i vodu,
- vatrodojavnih uređaja,
- protuprovalnih uređaja,
- odgovarajućih uređaja za gašenje požara, te
- odgovarajuće opreme za pohranu arhivskog gradiva (police, trezorski ormari, druge vrste ormara i namještaja). 

a) Police i ormari
Za pohranu gradiva mogu se koristiti metalne police i/ili ormari s odgovarajućim ladicama. Police širine 0,30-0,40 m zadovoljavalju potrebe smještanja ove vrste gradiva. Dvije se police slažu zajedno okrenute leđima jedna drugoj. Tako dobivene cjeline raspoređuju se s razmakom od 0,80 m. Nizovi polica slažu se s razmakom od 1,00-1,20 m. 4 Poželjno je da postoji mogućnost podešavanja razmaka među pregradama na policama. Kada se radi o dokumentaciji standardnih veličina pregrade na policama mogu, a ne moraju biti fiksne. Optimalne su police s 5 pregrada, s time da prva pregrada mora biti odmaknuta najmanje 0,15 m od poda (ovo je zaštita za slučaj manjih poplava u spremištu, a omogućava i jednostavnije čišćenje). Razmak između pregrada određuje se prema veličini dokumentacije koja će biti pohranjena na police vodeći pri tome računa da treba biti nešto veći radi lakšeg rukovanja gradivom. Osim stanadardnih polica mogu se koristiti i komapkt police koje omogućavaju bolju iskoristivost prostora, odnosno pohranjivanje većih količina gradiva. No, kada se odluči za ove police moraju u spremištu biti osigurati optimalni mikroklimatski uvjeti i odgovarajuća statika. Arhivske police i ormari moraju biti izrađeni od metala koji je valjano zaštićen od korozije. Police za gradivo na magnetnim medijima moraju biti zaštićene antimagnetnim premazima. Zaštitni premazi ne smiju biti izrađeni na bazi nitro spojeva ili spojeva klora. Pravila o rasporedu valja primjeniti i na ormare s ladicama kojima su već opremljene neke pismohrane. Razmak u tom slučaju treba prilagoditi dimenzijama ormara, vodeći računa o jednostavnom i laganom rukovanju gradivom kada su ladice otvorene. 

b) Higrometri
Za kontrolu mikroklime u spremištu treba nabaviti higrometar s termometrom. Mjerenja relativne vlage i temperature zraka u spremištima s arhivskim gradivom obavljaju se redovito. Mjerenja se obavljaju u svakom spremištu, odnosno na svakih 300 m2 spremišnog prostora u većim spremištima, i posebice na mjestima za koja se utvrdi da su vlažna ili presuha.
Očitane vrijednosti upisuju se u dnevnik koji se sastoji od slijedećih rubrika:
- datum,
- vrijeme očitavanja (h),
- relativna vlaga (%),
- temperatura (o C),
- imena osobe koja je obavila očitavanje, i
- napomena (vremenski uvjeti izvan spremišta, prethodno provjetravanje i sl).
Učestalost mjerenja ovisi o mikroklimatskim uvjetima u spremištu. Ako je mikroklima stabilna i nema većih oscilacija dovoljna su mjerenja jedanput tjedno. Ako se radi o vlažnim prostorima ili jakim oscilacijama vlage i temperature, mjerenja treba provoditi i više puta dnevno. ​

c) Uređaji za održavanje mikroklime
Mikroklima se može regulirati uređajem za klimatizaciju, odvlaživačima i ovlaživačima ili pravilnim provjetravanjem ukoliko ne postoji mogućnost nabave neophodnih uređaja. Ukoliko je sama zgrada vlažna, za rješavanje ovoga problema treba angažirati stručnjake izvan ustanove. 

d) Vatrodojavni uređaji i uređaji za gašenje požara
Danas je vatrodojavni sustav sasvim uobičajena stvar. Ukoliko postoji u samoj instituciji treba ga provesti i kroz spremište ukoliko to već nije učinjeno. Ako ne postoji, treba ga svakako planirati i postaviti.
Za gašenje požara treba koristiti ručne uređaje za gašenje s ugljičnim dioksidom ili halonom. Uređaji za gašenje punjeni prahom mogu se koristiti kada je građa pohranjena u zatvorenim kutijama. 

6. Održavanje urednosti i čistoće
Spremišta moraju biti uredna i čista. Za čišćenje valja koristiti usisavače s filterima koji ne propuštaju usisanu prašinu. Kod pranja spremišta valja biti oprezan, jer se nepravilnim pranjem može povećati vlaga u spremištu.

7. Grijanje spremišta Za grijanje spremišta nisu dozvoljene peći s otvorenim plamenom ili one koje sagorjevanjem stvaraju štetne plinove. Centralno grijanje je dozvoljeno, no pritom valja paziti na probleme presuhoga zraka u sezoni grijanja.

8. Zaštitna ambalaža za arhivsko gradivo
Sve vrste gradiva trebaju biti tehnički opremljene odgovarajućom zaštitnom ambalažom: kutijama, fasciklima, mapama, košuljicama i omotnicama. Pojedinačni dokumenti na papiru čuvaju se u arhivskim kutijama čije su veličine i izgled standardizirani i prilagođeni veličini dokumenata. Pojedine cjeline unutar arhivskih kutija čuvaju se uložene u zaštitne košuljice. Knjige se u pravili čuvaju u okomitom položaju. Velike i tešeke knjige mogu se postaviti na police i u vodoravnom položaju s time da najviše 3 knjige smiju biti položene jedna na drugu. Gradivo nestanadardnih veličina - zemljovidi, nacrti i dr. čuva se izravnano i zaštićeno u mapama od neutralnih materijala u metalnim ormarima s ladicama do veličine koja odgovara veličini ladica. Iznimno veliki formati mogu se čuvati presavijeni ili smotani, no rukovanje nacrtima pohranjenim na ovaj način mora biti posebno pažljivo. Čuvanje dokumentacije u zaštitnim mapama s metalnim mehanizmom, posebno kada metal nije dobro zaštićen od korozije se ne preporuča.

9. Zaštita od svjetla
Ukoliko u spremištu postoje prozori koji nisu opremljeni zaštitnim kapcima, roletama ili folijama s UV-filterima, potrebno je u svrhu zaštite od svjetla postaviti lanene zastore zato što oni zaustavljaju 60% ultraljubičastih zraka.

10. Sigurnost u spremištu
Arhivsko gradivo u spremištu treba čuvati u potpunoj sigurnosti. To podrazumjeva i nadzor nad ulascima u spremište te korištenjem samoga gradiva. Stoga je poželjno da za spremište bude zadužena jedna osoba. Za slučaj njezine nenazočnosti iz bilo kojega razloga potrebna je i zamjena. Ovisno o veličini institucije, te vrijednosti i količini gradiva, treba osigurati trezorski prostor za najvrjedniji materijal. Manje ustanove mogu imati trezorske ormare s mogućnošću provjetravanja, a one veće mogu imati i posebne trezorske prostorije.

11. Rukovanje arhivskim gradivom Sa svim vrstama arhivskoga gradiva mora se pažljivo rukovati. Samoljepljive i gumene vrpce te metalne spojnice ne smiju se nikako koristiti za bilo koju vrstu arhivskoga gradiva. Za paginiranje izvornika mogu se koristiti samo mekane grafitne olovke. Arhivsko gradivo na tradicionalnim medijima - papiru i pergameni, čuva se odvojeno od gradiva na novim medijima.